Ochrona tymczasowa w Polsce: kto musi zaktualizować dane w rejestrze PESEL UKR do 31 sierpnia 2026 roku

Dla wielu Ukraińców mieszkających w Polsce sierpień 2026 roku upłynie nie na wakacyjnym odpoczynku, lecz na załatwianiu formalności w urzędzie gminy. Powodem jest obowiązek aktualizacji danych w rejestrze PESEL UKR, o którym od kilku miesięcy przypomina Ambasada Ukrainy. Obowiązek ten nie jest ani nowy, ani powszechny, jednak dla osób, których dotyczy, ma duże znaczenie – od jego spełnienia zależy zachowanie ochrony tymczasowej. Sprawdźmy, kogo dotyczy ten obowiązek, jak zaktualizować dane i jakie mogą być konsekwencje jego niedopełnienia.

Kogo dotyczy obowiązek aktualizacji danych

Przede wszystkim warto wiedzieć, że jeśli numer PESEL ze statusem UKR został nadany na podstawie ważnego paszportu zagranicznego i od tego czasu dane nie uległy zmianie, najprawdopodobniej nie ma obowiązku ich aktualizacji. Ochrona tymczasowa obowiązuje co najmniej do 4 marca 2027 roku, dlatego nie trzeba zgłaszać się do urzędu wyłącznie z ostrożności.

Aktualizacja danych będzie konieczna, jeśli:

• numer PESEL ze statusem UKR został nadany bez okazania ważnego paszportu zagranicznego – na podstawie aktu urodzenia lub innego dokumentu (była to powszechna praktyka w latach 2022–2023);
• Po nadaniu numeru PESEL został wydany nowy paszport zagraniczny, a jego dane nie zostały zaktualizowane w rejestrze;
• zmieniło się nazwisko lub inne dane osobowe, które nie zostały zaktualizowane w rejestrze;
• dziecko otrzymało numer PESEL bez okazania paszportu, który wyrobiono dopiero później.

Mówiąc prościej: aktualizacja danych jest konieczna, jeśli dane paszportowe w rejestrze są niepełne, nieaktualne lub w ogóle ich brakuje.

Dlaczego warto zaktualizować dane przed 31 sierpnia

Celem aktualizacji jest zapewnienie zgodności danych w rejestrze z aktualnymi danymi paszportowymi. Osoby, których dotyczy ten obowiązek i które nie zaktualizują danych do końca sierpnia, mogą ponieść poważne konsekwencje.

Od 1 września status w rejestrze automatycznie zmieni się z UKR na NUE, co będzie oznaczało utratę podstawy prawnej do legalnego pobytu i pracy w ramach ochrony tymczasowej. Może to również skutkować problemami z dostępem do świadczeń socjalnych, ubezpieczenia zdrowotnego oraz innych uprawnień związanych ze statusem UKR.

Warto pamiętać, że po 1 września uregulowanie tej sytuacji może być znacznie trudniejsze. Dlatego nie warto odkładać wizyty w urzędzie na ostatnie dni sierpnia, zwłaszcza że wraz ze zbliżającym się terminem można spodziewać się większych kolejek.

Sprawdź dane online przed wizytą w urzędzie

Przed wizytą w urzędzie warto sprawdzić, jakie dane znajdują się obecnie w rejestrze. Można to zrobić za pomocą oficjalnej usługi elektronicznej polskiego rządu – „Sprawdź swoje dane w rejestrze PESEL”. Dzięki niej można sprawdzić, czy do wpisu przypisany jest ważny paszport oraz czy wszystkie dane są kompletne.

Jeśli wszystko jest w porządku, nie trzeba podejmować żadnych dodatkowych działań. Jeśli nie, warto zaplanować wizytę w urzędzie gminy.

Jak zaktualizować dane

Procedura nie jest skomplikowana, jednak wymaga osobistej wizyty w urzędzie – nie można jej załatwić zdalnie.

1. Można udać się do dowolnego urzędu gminy lub urzędu miasta – niekoniecznie tego, w którym sprawa była załatwiana po raz pierwszy. 
2. Należy zabrać ze sobą ważny paszport zagraniczny – to podstawowy dokument potwierdzający tożsamość.
3. Warto pamiętać, że może być wymagana ponowna identyfikacja, w tym pobranie odcisków palców.
4. Aktualizacja danych wymaga osobistej wizyty – nie można jej załatwić przez pełnomocnika, pocztą ani online.

Po aktualizacji danych w rejestrze status UKR pozostaje ważny na dotychczasowych zasadach.

O czym jeszcze warto pamiętać

Warto również sprawdzić jak zweryfikować status UKR w Polsce, jeśli pojawią się jakiekolwiek wątpliwości dotyczące  jego ważności. Osobom, które nie mają paszportu lub których paszport stracił ważność, może przydać się materiał opisujący  jakie usługi są dostępne dla Ukraińców w serwisie paszportowym w Warszawie. Lepiej zająć się tym z wyprzedzeniem, zamiast odkładać to na ostatnią chwilę.

Warto pamiętać, że zmiana statusu może mieć wpływ nie tylko na legalność pobytu, ale również na kwestie finansowe.Banki i serwisy płatnicze mają obowiązek aktualizowania danych swoich klientów, dlatego w przypadku utraty statusu UKR może być konieczne przejście dodatkowej weryfikacji w banku lub innej instytucji finansowej.

Podsumowanie

Aktualizacja danych w rejestrze PESEL UKR nie dotyczy wszystkich Ukraińców mieszkających w Polsce. Obowiązek ten obejmuje przede wszystkim osoby, które uzyskały numer PESEL bez okazania paszportu lub później wymieniły dokumenty. Warto sprawdzić swoje dane online, a jeśli okaże się, że wymagają aktualizacji, należy zgłosić się do urzędu gminy przed 31 sierpnia 2026 roku. Wystarczy jedna wizyta, aby zachować status UKR i uniknąć niepotrzebnych problemów.

Załatwiając formalności w Polsce, warto pamiętać również o bliskich w Ukrainie. Dzięki TransferGo można szybko wysłać pieniądze do Ukrainy lub skorzystać z międzynarodowego serwisu przelewów online, jeśli przelew ma trafić do innego kraju w Europie